Hvor meget fokuserer du på udgiftsoptimering i din restaurant?
Alle restauratører ved, hvor vigtigt det er at have styr på økonomien. Dog er der desværre mange, som primært tænker på at vækste omsætningen.
Vores COO og co-founder, Thomas, har haft fornøjelsen af at låne Rasmus fra Det Gamle Bryghus til en snak om hvordan han har implementeret et fokus på udgiftsoptimering i restauranten. Han giver indsigt i hvorfor det er essentielt at dykke ned i udgifterne, hvordan det har forbedret økonomien i restauranten, og hvordan han har gjort hele processen nemmere med hjælp fra Clever Cost.
Rasmus er restaurantchef hos Det Gamle Bryghus, som er en restaurant beliggende i Stege på Møn. Han er uddannet finansøkonom og har en bachelor i erhvervsøkonomi. Man kan anse det som lidt atypisk at have en økonom ansat på fuld tid i en mindre restaurant.
Men Rasmus har været med til at sikre vækst. Det Gamle Bryghus har nemlig tæt på fordoblet sin omsætning siden 2016. Men som Rasmus selv siger, så fortæller omsætningen ikke hele historien.
”Kunne der hentes én procent på, hvad der bliver brugt om året, så snakker vi jo et femcifret beløb lige pludselig – som er direkte bundlinje.”
Thomas: Der er jo mange restauratører der ikke fokuserer på udgiftsoptimering.
Hvad var årsagen til at I begyndte kigge nærmere på jeres udgifter?
Rasmus: “Det gjorde vi heller ikke i lang tid. Men da Corona så kom, dér var vi jo lukket, og vi skulle i den forbindelse se på hvad vi kunne spare af penge. Og det startede så i udgangspunktet med at kigge på hvad vi havde af faste udgifter, der kunne lukkes ned – om ikke andet kortvarigt. Måske også hvad der var af unødvendigheder. Så det var ligesom startskuddet til det.
Men da vi skulle til at åbne op igen fandt vi også ud af, at der jo var langt flere udgifter vi kunne kigge på. Den største udgiftspost er jo de variable udgifter. Så det var et kæmpe område at begynde at kigge på.
Kunne der hentes én procent på, hvad der bliver brugt om året, så snakker vi jo et femcifret beløb lige pludselig – som er direkte bundlinje.”
”Der er jo et dag-til-dag overblik, fordi vi køber stort set varer hver dag. Der er nogle varer vi ikke køber hver dag, men der er også varer vi gør. Og hver evig eneste gang der er en prisændring på varen, så er den registreret i Clever Cost, og vi kan se ændringen i procent, vi kan se hvad dato det er sket, så vi kan reagere her og nu.”
Thomas: Hvordan startede din proces med at prisoptimere for Det Gamle Bryghus?
Rasmus: “Det startede med klassiske Excel-ark og manuelle indtastninger. Og Gud ske tak og lov for at jeg kan regnestykkerne og formlerne fra skolen, for så sad det da lidt i fingerspidserne. Men det var stadigvæk en ret slavisk proces at skulle sidde med det, holde øje med prisudviklinger, holde leverandører i kort snor og sådan noget.
Vores ingrediensliste var stort set aldrig up-to-date. Jeg kørte på dato-niveau, så jeg kunne altid gå tilbage og se hvad det havde kostet, men indtastning af de nye priser var ikke en daglig proces.
Det var mere ”Hov, nu er der måske noget, der er ved at stikke af. Skulle vi lige prøve at tage en kigger?”, og så sætte sig ned og bruge en times tid på at få hentet alle priser ind på de gængse varenumre. Så fik jeg et overblik og kunne så sige ”Okay, der er noget her der ser interessant ud.”
Men vi kunne jo kun se det, når vi gjorde noget aktivt.“
Thomas: Føler du, at din baggrund som økonom hjalp meget med den manuelle proces?
Rasmus: “Det er jo nærmest en forudsætning for at kunne gøre det til en grad, hvor det bliver gjort rigtigt, og så samtidig forstå det. Fordi du er nødt til at forstå regnestykkerne. Du er også nødt til at forstå forholdet mellem de forskellige tal.
Altså udregningen på dækningsgraden er et simpelt regnestykke, men det er jo forholdet mellem udgiften og den egentlige indtægt. Det er med at huske momsen her og dér og alle de her ting.
Det er bare nemt at glemme, hvis man måske ikke er til tal og økonomi generelt.”
Thomas: Nu har du jo brugt Clever Cost for Det Gamle Bryghus i et stykke tid. Kan du fortælle lidt om hvordan det var at komme i gang med platformen?
Rasmus: “Det var let. Vi satte gang i prøveperioden med fri indscanning og så videre. Her kunne jeg bare højreklikke, og så bum, så havde jeg stort set alle bilag fra sidste år og året i år op til opstart. Dem kunne jeg så bare banke ind. Og så var der overblik.
Så var der selvfølgelig de manuelle processer i at få kategoriseret og alle de her ting, men alle varerne var jo oprettet. Og så var det lige pludselig super simpelt at få oprettet opskrifter og så videre på salgsvarerne. Og overblikket var bare pænere end i mit Excel-ark.”
Thomas: Så hvordan kører det nu i forhold til den manuelle proces før?
Rasmus: “Der er jo et dag-til-dag overblik, fordi vi køber varer stort set hver dag. Og hver eneste gang der er en prisændring på en vare, så er den registreret i Clever Cost, og vi kan se ændringen i procent, hvad dato det er sket og så videre. Vi kan reagere her og nu.
Så det er jo genialt i stedet for at fornemme at ”Hov, kostede den ikke det her i går? Er der sket et eller andet?”. Før skulle vi ind og opdatere hele arket. Nu er det der bare.”
Thomas: Hvordan er din daglige benyttelse af Clever Cost?
Rasmus: ”Vores helt daglige flow med at bruge systemet er at jeg hver morgen hopper ind på dashboardet og tjekker udgiftsniveauet for måneden og sammenligner med sidste år. Så kan vi hele tiden følge med i om vi følger trit. Vi skal jo gerne være bagud i forhold til hvad vi brugte sidste år.
Rasmus’ dashboard, hvor han dagligt får det hurtige overblik.
Så kan jeg give chefen en melding om på hvor vi er, og om han behøver at have spenderbukserne på, eller om vi måske kan klare os med det vi har på lager.
Og det har været uundværligt for os, at vi har det indblik i sidste års udgifter kontra i år, og så simpelthen kunne trække i bremsen, når vi kan se at det er ved at stikke af.”
Thomas: Ja, du er glad for at benytte dashboardet ved jeg. Hvad benytter du ellers af features på platformen?
Rasmus: “Ja, på dashboardet får jeg virkeligt mit hurtige overblik.
Så går jeg tit ned i vores produkter og sorterer ændringen i dato, så jeg har min nyeste oversigt. Og så kører jeg bare top 25-produkterne. Her kan jeg for eksempel se, at porrer er faldet med 12.97%. Så det er jo bare super lækkert når vi kan kigge hernede og se udviklingen.
Rasmus’ produktoversigt, hvor han følger prisudviklingen for de mest populære produkter.
Inde i fakturaoverblikket sidder jeg også mere konkret og ser hvor pengene ligger. Det er rart at følge med i, og tænke “Okay, vi holdt et udmærket niveau i går kontra d. 16., hvor der måske lige blev brugt en pæn portion mere.”
Rasmus’ fakturaoverblik, hvor han kan følge udgiftsfordelingen, og se betalte og ubetalte fakturaer.
Og så måske en gang om ugen går jeg ind i selve salgsvareoverblikket, og får lige en kort konkretiseret udgave af om profitten ligger hvor den skal på de enkelte varer. For det opdaterer sig jo live med prisændringerne på de enkelte varer.”
Rasmus’ salgsvareoverblik, hvor han kan følge med i om profitterne ligger som forventet.
Thomas: Kan du nævne et eksempel, hvor det har hjulpet jer at benytte Clever Cost?
Rasmus: “Jeg var ved at tjekke prisændringer på vores udgiftsvarer. Den næste vare på listen var så min sodavand, hvor der var sket en stigning på 62%. Jeg tænkte, at det måtte være en fejl, som skulle rettes. Men der var så sket en fakturafejl. Så dér havde jeg pludseligt betalt mere end tres kroner for meget pr. kasse sodavand.”
Thomas: Hvordan vil du helt konkret sige at det har hjulpet jer at bruge Clever Cost?
Rasmus: “Det gør, at vi kender vores profitter. Udgangspunktet er, at vi anbefaler to til tre stykker smørrebrød pr. gæst. Så vil vi gerne tjene det samme på to stykker smørrebrød, som vi gør på en burger med en halv pommes frites. Og en burger med en halv pommes frites kan jeg sælge to gange på samme tid som jeg kan sælge en treretters menu. Så dér skulle jeg gerne tjene det dobbelt på en treretters menu, som jeg gør på to burgere og en pommes frites.
Så kan jeg have is i maven, fordi jeg ved at vi i sidste ende tjener præcis det samme. Vi behøver heller ikke at upselle noget. Så kan kunder købe det, de har lyst til. De får ikke det dér pres fra tjeneren med “Uha, vi har fået et par dejlige T-bones hjem i dag, og de smager bare lækkert, og I skal tage den her rødvin, fordi …”
Vi kan sagtens anbefale ting, men vi anbefaler det vi selv kan lide.”
“Og det har været uundværligt for os, at vi har det indblik i sidste års udgifter og i år, og så simpelthen kunne trække i bremsen, når vi skal se at det er ved at stikke af.”
Thomas: Så det jeg hører er at det gør jer i stand til at give ægte anbefalinger frem for kommercielle anbefalinger.
Det kan vel også give en bedre kundeoplevelse, hvis restauranten har styr på sine tal, og man på den måde kan give en mere ærlig spiseoplevelse?
Rasmus: ”Du bliver ligesom mødt med ærlighed på den måde. Og vi føler jo så også langt hen ad vejen at vores priser er ærlige. Priserne bliver jo sat ud fra den indtjening, som vi skal have for at dække vores udgifter og lave et overskud. Retterne bliver ikke prissat ud fra et eller andet regnestykke.“
Thomas: Du har gjort det tydeligt at I har stor gavn af at bruge Clever Cost.
Tror du også, at Clever Cost er en ydelse, som den almene restaurant kan bruge?
Rasmus: “Jeg tror 100% at alle kan bruge overblikket. Om det bare er på et så simplificeret niveau, at man har et overblik over hvilken dag ens faktura skal betales, og hvor mange penge der forsvinder.
Om man bruger kalkulationsdelen, det er jo én ting, men bare det at have det økonomiske overblik, så man kan se og følge udgiftsniveauet. Det er i sig selv pengene værd, for det giver en uundværlig indsigt. Den eneste måde du kunne have samme indblik på, det er jo simpelthen ved at have dagligt bogholderi.
Det er også rart for sådan en som min chef, som måske ikke er så meget inde i tallene. I har også de visuelle tanker, den visuelle repræsentation af tingene, der netop gør, at man ikke behøver en eller anden økonomisk forudsætning for at forstå hvad der kommer ud af programmet.”
”Det er også rart for sådan en som min chef, som måske ikke er så meget inde i tallene. I har også de visuelle tanker, den visuelle repræsentation af tingene, der netop gør, at man ikke behøver en eller anden økonomisk forudsætning for at forstå hvad der kommer ud af programmet.”
Hvis du vil se hele samtalen mellem Thomas og Rasmus, kan du finde den på vores YouTube-kanal.
Kan du nikke genkendende til den situation, som Rasmus og Det Gamle Bryghus befandt sig i? Trænger du også til at få forbedret økonomien i din restaurant?
Vi tilbyder 30 dages gratis prøveperiode – helt uden binding.
Prøv Clever Cost i dag, hvis du vil have mere styr på dine udgifter.
