Nye regler i restaurationsbranchen 🔜
Fra d. 1. januar 2024 kommer der nye krav til en lang række virksomheder. Helt konkret bliver det et lovkrav, at virksomheder i restaurationsbranchen med en årlig omsætning under 10 mio. kr. implementerer digitale kassesystemer. Hvad det betyder kommer vi ind på lidt senere i artiklen. Samtidig giver vi også et overblik over nogle af udbyderne, og hvilke fordele der er ved de forskellige digitale kassesystemer.
De nye regler kommer til at påvirke omkring 12.500 danske virksomheder fordelt på fire bestemte brancher. De berørte brancher er:
Restauranter
Pizzeriaer, grillbarer og iskiosker
Caféer, værtshuse, diskoteker mm.
Købmænd og døgnkiosker
Dermed skal du som en del af restaurationsbranchen snart hen og tage stilling til, om du overholder de kommende lovkrav til digitale kassesystemer.
De nye krav til digitale kassesystemer kommer sideløbende med den nye bogføringslov, som ligeledes øger kravene til danske virksomhedsejere.
Du kan læse mere om den nye bogføringslov, og hvordan den kan påvirke dig, i et af vores andre blogindlæg. Her kan du også få indblik i hvordan den nye bogføringslov kan være en fordel for dig.
Digitale kassesystemer – hvad går det ud på? 
Men hvad går ændringerne reelt ud på? Det betyder, at restauratører skal implementere digitale kassesystemer. De kaldes til tider også digitale salgsregistreringssystemer eller POS-systemer (Point Of Sales-systemer). Kort fortalt skal du have et system, som digitalt registrerer og lagrer alle dine transaktioner.
For de fleste vil det indebære en skærm – f.eks. en tablet eller mobil – som er forbundet til den fysiske pengekasse, bonprinter og betalingsterminal. Nogle virksomheder vil også have brug for yderligere udstyr, som f.eks. en stregkodescanner eller køkkenskærm, som sender ordrer direkte til køkkenet.
Du kan vælge mellem stationære eller mobile kassesystemer alt efter dine behov.
Du bør også overveje, hvilken indløsningsaftale der passer til dine behov. Det er kort fortalt en aftale, som sikrer, at penge går fra din kundes bankkonto til din. Den overførsel betaler du som forretningsejer for. Aftalen vil ofte indebære en procentvis sats af hver transaktion, men kan for eksempel også være en fast afgift pr. transaktion.
Din omsætning og typiske salgsstørrelse kan have stor betydning for, hvad der økonomisk giver mest mening for dig. Nogle udbydere af digitale kassesystemer har tvungne indløsningsaftaler, mens andre lader dig forhandle din egen
Der er en masse fordele ved digitale kassesystemer
Digitale kassesystemer skal bruges til Skattestyrelsens kontrol, men de kan også have fordele for virksomheder i restaurationsbranchen. Digitale kassesystemer kan give et øget overblik over økonomien. Du kan også spare tid, hvis du har været vant til at skrive kvitteringer i hånden.
Hvis du allerede bruger et økonomisystem, vil du også have mulighed for at integrere med digitale kassesystemer. På den måde letter du hele din bogføringsmæssige byrde.
Udover selve betalingsfunktionen kan du også finde andre brugbare funktioner hos leverandørerne af digitale kassesystemer. Det er eksempelvis:
Varebestilling
Lagerbeholdning
Grafisk bordplan med overblik over bookede og ledige borde
Take away
Vagtplan og overblik over personale
Kundedata, loyalitetsprogrammer osv.
Digitale menukort
Spørgsmålet er så om du blot har brug for betalingsfunktion og behandling af transaktioner, eller om et alt-i-ét kassesystem kan være den rette løsning for dig.
Nedenfor kan du læse mere om, hvad digitale kassesystemer skal være i stand til.
Men, lad os først få fastlagt, hvorfor de nye krav til digitale kassesystemer har set dagens lys.
Hvorfor skal restaurationsbranchen til at bruge digitale kassesystemer?
Skatteforvaltningen har gennem flere år set en tendens til, at virksomheder angiver forkerte oplysninger for at undgå at betale skat og moms. Det er især tilfældet i restaurationsbranchen, hvor mange kunder betaler med kontanter. Den generelle bogføring og kontrol i restaurationsbranchen har, ifølge Skatteforvaltningen selv, flere gange givet problemer for myndighederne.
Kort fortalt er hele initiativet med digitale kassesystemer officielt en “styrket indsats mod sort arbejde”, og startede tilbage i 2017.
Efter 1. januar 2024 kan det medføre bøder, hvis du ikke har implementeret et af de digitale kassesystemer, som overholder samtlige krav. Men hvilke krav er der helt konkret? Lad os se på nogle af de mest essentielle:
Alle transaktioner skal kobles til digitale kassesystemer, så betaling automatisk registreres i systemerne – uanset om der er betalt med kontanter, betalingskort, MobilePay osv.
Data skal opbevares digitalt minimum fem år.
Køb foretaget via tredjepart, for eksempel Just Eat, Foodora eller Wolt, skal registreres i digitale kassesystemer på samme måde som salg direkte ved spisestedet.
Hvis man har flere kasseapparater, skal man kunne føre én samlet digital journal over alle transaktioner. Her skal man også være i stand til at skelne mellem de forskellige kasser.
Det skal være muligt at skelne mellem forskellige betalingsmåder, som for eksempel kort, kontakt eller mobil.
Alle transaktioner skal have unikke transaktionsnumre, med dato og tidspunkt, så man altid kan finde dem i digitale kassesystemer.
Automatisk udskrivning af kvitteringer fra kasseapparat til bonprinter.
Læs alle kravene i Momsbekendtgørelsens §63:
Skal du hen og kigge på andre digitale kassesystemer, hvis du allerede har et? Ikke hvis det overholder alle kravene. Flere restauratører har været ude for i god tro at investere i digitale kassesystemer, som reelt ikke overholder kravene. Vi anbefaler, at du kontakter din udbyder, hvis du er i tvivl. På den måde undgår du bøder.
Hvilke digitale kassesystemer kan du vælge imellem?
Der er mange udbydere af digitale kassesystemer på markedet. Spørgsmålet er så, hvem du skal vælge. Beslutningen vil vi lade dig om, men her er en kort sammenfatning af en række af dem. Det kan give dig en bedre fornemmelse af hvilke muligheder du har.
OnlinePOS
OnlinePOS er et alt-i-et kassesystem, som er skræddersyet til dig i restaurationsbranchen.
De tilbyder blandt andet en basispakke med hardware og software for 799 kr. om måneden. Samtidig er der mulighed for tilkøb af integrationer.
OnlinePOS har mange brugbare funktioner for dig i restaurationsbranchen, som for eksempel:
Få overblik over hvilke borde der er ledige og optagede med en grafisk bordplan.
Lagerbeholdninger, så du ikke løber tør for produkter.
Nem betaling direkte ved bordene. Det er også nemt at splitte regningen efter behov.
Spar tid med et digitalt menukort. Her kan gæster selv bestille via en QR-kode, hvorefter ordren går direkte til køkkenet og baren.
Styr og benchmark flere forretninger fra samme backoffice. OnlinePOS’ HQ-funktion tillader dig at ændre priser, kampagner og produkter samme sted.
Har du et eller flere spisesteder med eksempelvis tjenere og bar, kan OnlinePOS være en god mulighed for dig. Skulle du få brug for hjælp, er deres support tilgængelig døgnet rundt alle årets dage.
Læs mere på OnlinePOS’ hjemmeside.
MiiPay
MiiPay er et online POS-system uden opstartsgebyr eller abonnement. Det eneste, du betaler for, er transaktionsgebyrer ned til 0,89%. MiiPay gør det muligt at sælge direkte fra din egen mobil eller tablet. Du har også mulighed for at købe hardware gennem virksomheden. Du kan bruge MiiPay på tværs af adskillige spisesteder.
MiiPay har også andre fordele, som eksempelvis:
Digitalisering af bilag gør at du overholder den nye bogføringslov. Læs mere om den nye bogføringslov på vores blog.
Spor hvilke ansatte der sikrer den største omsætning med salg pr. medarbejder.
Backoffice dashboard giver dig overblik over din forretnings økonomi og organisation.
Loyalitets- og pointsystem.
Rapporter over købshistorik, moms, salgsanalyse, trends med mere.
MiiPay kan være løsningen for dig, hvis du ønsker at undgå opstartsomkostninger, abonnementer og bindingsperioder.
Læs mere på MiiPay’s hjemmeside.
Sofier
Sofier er et alt-i-et kassesystem, som i høj grad kan tilpasses dig i restaurationsbranchen. Du kan vælge at købe en af deres opstartspakker, eller tilpasse en efter dine behov. Sofier integrerer med de større danske økonomisystemer. Samtidig slipper du for en bindingsperiode.
Blandt fordelene ved Sofier er eksempelvis:
Effektivt backoffice giver dig overblik over dagens salg.
Menuflow, som gør det muligt for dig at time eksempelvis for- og hovedretter efter hvor langt dine kunder er nået. På den måde kan du effektivisere og øge dit overblik.
Få et nemt og fleksibelt overblik over dine borde med bordstyring.
Intern kommunikation mellem kasseapparaterne.
Ordreprinter til køkkenet.
Loyalitetsprogram.
Hvis du vælger Sofier, får du et alt-i-et kassesystem med mange funktioner. Deres kundesupport er tilgængelig alle ugens syv dage.
Læs mere på Sofier’s hjemmeside.
Ajour Nordic
Ajour Nordic er endnu et alt-i-et kassesystem, der passer til dig i restaurationsbranchen. Du kan købe hardware i færdige pakker, eller sammensætte din egen. Samtidig betaler du for et månedligt abonnement. Som kunde kan du integrere med en lang række systemer inden for økonomi, statistik, onlinebestilling og medarbejdere.
Her er nogle af fordelene ved Ajour Nordic:
Grafisk bordplan giver overblik over ledige og optagede borde.
“Kør”-knapper giver dig farveindikatorer for hvor langt dine kunder er nået. Du kan samtidig også se, hvilke borde der venter på at betale regningen.
Send/fortsæt gør dig i stand til at sende bestillinger af drikkevarer direkte til baren inden resten af ordren er afgivet. På den måde kan drikkevarerne være ved bordene hurtigere.
Se hvilke tjenere der sikrer den største omsætning pr. gæst.
Komplet lagerstyring, som tillader dig at oprette dellagre. Så kan du for eksempel flytte varer fra hovedlager til bar.
Hold styr på take away-salg fra alle kanaler samme sted.
Backoffice dashboard.
Medlemsklub, hvor du kan opstille fordelsprogrammer for dine loyale kunder.
Ajour Nordic kan være det rette valg for dig, hvis du har et større spisested, og samtidig sætter pris på muligheden for integrationer. Deres kundeservice står klar alle årets dage mellem 9-24. De tilbyder samtidig også personlig onboarding og muligheden for skærmdeling via Teamviewer.
Læs mere på Ajour Nordic’s hjemmeside.
Zettle
Zettle tilbyder sit POS-system via en simpel og nem app, og henvender sig især til små og mellemstore virksomheder. App’en er gratis og uden abonnement. Zettle tager et fast transaktionsgebyr på 1,95%. Du har også mulighed for at købe hardware hos Zettle. Her er nogle af funktionerne ved deres kassesystem:
Integration med de største danske økonomisystemer.
Lagerstyring giver dig overblik over dine beholdninger.
Hurtige transaktioner.
Salgsrapporter giver dig overblik over salgs- og personalepræstationer.
Hvis du ejer en mindre virksomhed, og har behov for et POS-system uden opstartsgebyr og bindingsperiode, kan Zettle være muligheden for dig.
Læs mere på Zettle’s hjemmeside.
Der er mange ting at overveje
Nu har du forhåbentligt fået et øget indblik i, hvad digitale kassesystemer er, og hvilke regler der skal overholdes. Du har måske også fået større indsigt i, hvor mange forskellige funktioner der er at vælge imellem blandt de forskellige digitale kassesystemer.
Hvis du står og skal finde et nyt kassesystem, anbefaler vi, at du gennemtænker dine behov. Hvilket hardware har du brug for? Og har du eksempelvis kun brug for kasseapparatet, eller kan du se værdien i et alt-i-et kassesystem?
Du bør også overveje, hvor stor en investering du er komfortabel med. Foretrækker du et engangskøb eller leje via abonnement? Og hvor lang en bindingsperiode er du villig til at indgå? Du kan også overveje hvilken indløsningsaftale der passer til dig.
Til sidst vil det også være en god idé at vurdere hvor meget support du ønsker. Har du brug for personlig onboarding til at sikre en god start, eller kan du selv klare implementeringen? Og hvad har du af forventninger til support, hvis der opstår problemer?
Det er bare en kort række af ting, som du bør tænke over inden du undersøger de mange digitale kassesystemer på markedet.
Du kan også få hjælp til dine køb
Det rette kassesystem kan give dig værdifulde rapporter over dit salg. Der er dog også hjælp at hente, hvis du ønsker hjælp til dine omkostninger. Clever Cost giver dig kraftfulde indsigter ud fra dine fakturaer.
Vi trækker som de eneste på markedet data ud på produktniveau. På den måde får du et større indblik i, hvad det reelt koster dig at lave dine retter.
Vi tilbyder en gratis prøveperiode på 30 dage uden begrænsninger eller binding.
Aktivér din prøveperiode i dag, eller læs videre her på vores hjemmeside.
